Akta pracownicze stanowią podstawowy element dokumentacji pracowniczej, która jest niezbędna do prowadzenia zgodnej z prawem dokumentacji zatrudnienia. W Polsce obowiązek ich przechowywania, prowadzenia oraz odpowiedniego uporządkowania spoczywa na pracodawcach. Dla wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza w dobie cyfryzacji, konieczność prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych jest wyzwaniem, które wymaga znajomości obowiązujących przepisów oraz praktycznego podejścia do organizacji dokumentacji.
Akta osobowe – co powinny zawierać?
Zgodnie z przepisami, akta osobowe pracownika są podzielone na kilka części, z których każda pełni określoną funkcję i służy przechowywaniu różnych dokumentów. Najczęściej są one podzielone na cztery główne części – A, B, C oraz D, choć od niedawna pojawiają się także dokumenty związane z kontrolą trzeźwości, które mogą być przechowywane osobno.
Część A zawiera dokumenty dotyczące procesu rekrutacji oraz związane z nawiązaniem stosunku pracy. Mogą to być m.in. podania o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, zaświadczenia o kwalifikacjach czy wniosek pracownika o poinformowanie odpowiednich organów o jego zatrudnieniu. Część B to dokumenty odnoszące się do przebiegu zatrudnienia, w tym umowy o pracę, aneksy do umów, zaświadczenia lekarskie oraz dokumenty związane z urlopami. Część C służy do przechowywania dokumentów związanych z odpowiedzialnością porządkową i dyscyplinarną pracownika. Wreszcie, część D obejmuje dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy, takie jak świadectwa pracy i dokumenty dotyczące wypowiedzenia lub rozwiązania umowy.
Dokumentacja pracownicza w świetle przepisów
Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracowników zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz rozporządzeniami wykonawczymi. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób chroniący przed jej utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieupoważnionych. W związku z wprowadzeniem nowych rozporządzeń w 2024 roku, pracodawcy muszą szczególną uwagę poświęcić kwestiom przechowywania dokumentów związanych z badaniami trzeźwości i kontroli obecności alkoholu oraz środków psychoaktywnych w organizmach pracowników.
Nowe regulacje nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania akt pracowniczych dotyczących m.in. badania pracownika na obecność alkoholu lub innych substancji. Dokumentacja ta, będąca częścią akt osobowych, musi być przechowywana zgodnie z wytycznymi ochrony danych osobowych.
Przechowywanie akt pracowniczych – okres i sposób przechowywania dokumentacji
W Polsce okres przechowywania dokumentacji pracowniczej został ściśle określony przepisami prawa. Standardowo, akta osobowe pracowników muszą być przechowywane przez okres 10 lat od zakończenia stosunku pracy, choć okres ten może być wydłużony w zależności od konkretnego przypadku, np. jeśli dotyczą one roszczeń pracownika lub są związane z potencjalnymi postępowaniami prawnymi. Warto zauważyć, że dokumentacja przechowywana zgodnie z przepisami pozwala uniknąć problemów podczas ewentualnych kontroli przeprowadzanych przez inspekcje pracy czy organy podatkowe.
Dla pracodawców, którzy chcą przechowywać akta osobowe 2024 w postaci elektronicznej, konieczne jest spełnienie szeregu wymogów technicznych. Dokumentacja elektroniczna musi być zabezpieczona przed nieuprawnionym dostępem, a systemy przechowujące takie dane muszą gwarantować integralność dokumentów oraz możliwość ich archiwizacji.
Obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Zgodnie z Kodeksem pracy, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe pracowników oraz na bieżąco je aktualizować. Obejmuje to m.in. wprowadzanie nowych dokumentów w związku z przebiegiem zatrudnienia, jak również usuwanie dokumentów nieaktualnych. Pracodawca powinien również zadbać, aby dostęp do akt osobowych mieli jedynie upoważnieni pracownicy działu kadr lub inne osoby odpowiedzialne za administrację kadrową.
W związku z tym, że akta osobowe są dokumentacją o charakterze poufnym, przechowywane muszą być w zabezpieczonych miejscach, np. w szafach metalowych, które chronią przed nieupoważnionym dostępem i zapewniają bezpieczeństwo przechowywanych danych. W przypadku dokumentacji cyfrowej, systemy IT muszą spełniać wytyczne dotyczące bezpieczeństwa danych osobowych, określone m.in. przez przepisy RODO.
Części akt osobowych – co powinny zawierać?
Zawartość poszczególnych części akt osobowych jest regulowana przepisami i dokładnie określona. Zawartość każdej z części obejmuje różne dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika.
- Część A – dokumenty związane z procesem rekrutacji i nawiązaniem stosunku pracy, m.in. podanie o pracę, umowy o pracę, świadectwa kwalifikacji oraz zaświadczenia o przebytych badaniach lekarskich.
- Część B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, takie jak wnioski o urlop, aneksy do umowy, zaświadczenia lekarskie.
- Część C – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, obejmujące upomnienia i nagany, a także inne dokumenty związane z dyscypliną pracy.
- Część D – dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy, w tym wypowiedzenia, świadectwa pracy oraz inne dokumenty dotyczące rozwiązania umowy.
W 2024 roku pojawiły się nowe wytyczne dotyczące akt osobowych, związane z kontrolą trzeźwości pracowników. Pracodawcy mają obowiązek prowadzić dokumentację związaną z kontrolą pracownika na obecność alkoholu lub substancji działających podobnie do alkoholu.
Dokumentacja elektroniczna – nowe technologie a bezpieczeństwo danych
Pracodawcy coraz częściej decydują się na prowadzenie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej, co pozwala na wygodniejsze zarządzanie dokumentacją. Dzięki cyfryzacji akt osobowych możliwe jest szybkie wyszukiwanie informacji oraz zabezpieczenie danych przed utratą, np. na skutek zniszczenia dokumentacji papierowej. Elektroniczne akta osobowe powinny jednak spełniać wymogi prawa pracy oraz ochrony danych osobowych.
Ważne jest, aby dokumentacja elektroniczna była chroniona przed nieuprawnionym dostępem oraz regularnie archiwizowana. Wprowadzenie rozwiązań cyfrowych wymaga również przeszkolenia pracowników z zakresu obsługi systemów kadrowych, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji.
Przechowywanie i niszczenie dokumentacji po ustaniu stosunku pracy
Po zakończeniu zatrudnienia, pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji przez określony czas, co wynika z przepisów. Okres ten zwykle wynosi 10 lat, jednak w niektórych przypadkach może być wydłużony. Przepisy te mają na celu umożliwienie dochodzenia roszczeń pracownika związanych z zatrudnieniem.
Po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracodawca powinien zniszczyć akta osobowe w sposób bezpieczny, aby zapobiec dostępowi do danych osobowych osób trzecich. Dokumentacja powinna być niszczona zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, a najlepiej przy użyciu profesjonalnych niszczarek dokumentów.
Praktyczne rozwiązania dla przedsiębiorców
Dla wielu firm problematyczne może być przechowywanie dużej liczby dokumentów papierowych, szczególnie gdy firma zatrudnia wielu pracowników. W takim przypadku pomocne są meble metalowe, które pozwalają na bezpieczne przechowywanie akt pracowniczych, zabezpieczając je przed zniszczeniem i nieuprawnionym dostępem. Firmy medyczne mogą również korzystać z wózków medycznych, które ułatwiają organizację dokumentacji w placówkach służby zdrowia.
Inwestycja w meble dedykowane przechowywaniu dokumentacji kadrowej jest opłacalna, gdyż pozwala na uporządkowanie akt osobowych oraz zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych osobowych.
Podsumowanie
Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych to obowiązek, którego spełnienie wymaga od pracodawców znajomości przepisów oraz zastosowania odpowiednich procedur. Odpowiednia organizacja dokumentacji, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pozwala uniknąć problemów prawnych oraz zapewnia przejrzystość w zakresie zatrudnienia. Ważne jest, aby dokumentacja była na bieżąco aktualizowana, a pracodawcy przestrzegali obowiązujących przepisów, co pomoże uniknąć sankcji administracyjnych oraz zapewni prawidłowe zarządzanie danymi pracowników.
Warto pamiętać, że dobrze zorganizowana dokumentacja pracownicza stanowi nie tylko wymóg prawny, ale także ułatwia codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Zobacz nasz ostatni wpis: Jak urządzić małe biuro wygodne dla pracowników?
