Zapraszamy PN - PT, 800 - 1500
Tu jesteś: Gaudia - Meble Metalowe » Gdzie przechowywać akta osobowe?

Gdzie przechowywać akta osobowe?

Osoby wtajemniczone w kwestie kadrowe wiedzą, że na pracodawcy spoczywa obowiązek założenia, prowadzenia a tym samym przechowywania akt osobowych pracowników. Zdajemy sobie sprawę, że takie działania podejmowane są przez kompetentne osoby i dedykowane działy w firmie, ale pojawia się zasadnicze pytanie: gdzie przechowywać akta osobowe, aby były bezpieczne, a cała procedura zgodna z prawem i przepisami RODO?

Bezpieczeństwo to podstawa

Istotne jest, że każdy pracownik posiada prawo do wglądu w swoje dokumenty pracownicze. Gdyby pracodawca odmówił dostępu do akt, pracownik może udać się do sądu pracy lub złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego każdej firmie powinno zależeć na prawidłowym, bezpiecznym i funkcjonalnym przechowywaniu tego rodzaju dokumentacji w taki sposób, aby nie istniało ryzyko jej zagubienia czy nieterminowego dostarczenia osobie, która ma do tego prawo. Sam proces i warunki przechowywania akt powinny być odpowiednio zorganizowane. Nie jest tajemnicą, że często podczas kontroli może dojść do wykrycia nieprawidłowości, a wtedy konsekwencje bywają negatywne dla firmy.

By uniknąć bałaganu

Do końca 2018 roku przepisy mówiły nam, że dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana aż przez 50 lat. W 2019 roku nastąpiła zmiana skutkująca tym, że dla dokumenty pracowników zatrudnionych po 1 stycznia tego roku muszą być przechowywane przez 10 lat. Jednocześnie w przypadku zatrudnionych w firmie przed tą datą okres archiwizacji nadal się nie zmienia – będzie to 50 lat. Co z tego wynika? Przede wszystkim ogromna liczba dokumentów będąca w posiadaniu niejednej firmy, która ma obowiązek należycie o nie zadbać i przechowywać zgodnie z dosyć restrykcyjnymi zasadami. Im większe przedsiębiorstwo, tym większa potrzeba na przechowywanie dokumentacji w szafach kartotekowych.

Nowe przepisy dają możliwość samodzielnego podziału dokumentów pracowniczych na poszczególne części tematyczne. Można więc przechowywać wspólnie akta, które są powiązane ze sobą tematycznie. Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowników w kolejności chronologicznej oraz prawidłowo numerować te akta. W jaki sposób możemy o to zadbać?

Z pomocą przychodzą szafy aktowe

Odpowiednio dostosowane, specjalne szafy na akta będą w tym przypadku prostym, a zarazem idealnym rozwiązaniem, jeśli firma decyduje się na przechowywanie dokumentacji w formie papierowej, a nie elektronicznej. Takie szafy aktowe skutecznie ochronią dokumentację przed dostaniem się w niepowołane ręce – będą stanowić miejsce, do którego nie będą miały dostępu nieupoważnione osoby. Zabezpieczą również dokumenty przed zniszczeniem czy zagubieniem. Przyczynią się także do spełnienia norm związanych z odpowiednią wilgotnością czy temperaturą. Świetnie nadaje się w połączeniu z wózkami medycznymi jako zestaw dla każdej przychodni.

Natomiast należy zaznaczyć, że przepisy RODO spełniają w naszej ofercie już zwykłe metalowe szafy biurowe, zarówno z drzwiami uchylnymi jak i przesuwnymi.

Na typowe dokumenty RODO wystarczą takie szafy: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-metalowe/szafy-biurowe-metalowe/

Wielu klientów decyduje się jednak na szafy na dokumenty poufne: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a/, ponieważ przy niewielkiej różnicy cenowej stopnień zabezpieczeń jest znacznie wyższy.

Warto przeczytać

witryny wiszące

Gabloty na puchary – opis produktów.

Częstym pytaniem naszych klientów jest „czy gabloty na puchary są bezpieczne?”Gabloty są bezpieczne ponieważ:– Przeszklenie drzwi, to szkło akrylowe. To się nie tłucze jak normalna szyba, ani nie rozpada jak ... Czytaj dalej
szafa na akta osobowe_672792894_mini

Szafy na akta osobowe?

Bardzo często nasi klienci szukają szaf na akta osobowe. Pytania są zwykle podobne:– Czy mamy takie szafy?– Jakiego rodzaju mają być to szafy na dokumenty?– W jakiej klasie odporności…?– Czy ... Czytaj dalej
nadstawka na biurko metalowe

Nadstawka na biurko metalowe – Jak zoptymalizować przestrzeń biurową?

Marzysz o bardziej funkcjonalnym i uporządkowanym miejscu pracy? Brakuje Ci przestrzeni na biurku, a sterta dokumentów i akcesoriów biurowych rośnie z każdym dniem? Rozwiązaniem tego problemu może być odpowiednio dobrana ... Czytaj dalej
krzesło do sali konferencyjnej

Wybór idealnych krzeseł do sali konferencyjnej: komfort, design i funkcjonalność

Planujesz wyposażenie nowej sali konferencyjnej lub modernizację już istniejącej? Wybór odpowiednich krzeseł konferencyjnych to kluczowy element, który wpłynie na wygodę uczestników spotkań biznesowych, a także na ogólny wizerunek firmy. Ten ... Czytaj dalej
biurko metalowe składane

Biurko metalowe składane -inteligentna opcja do optymalizacji przestrzeni w Twoim mieszkaniu

W dzisiejszym dynamicznym świecie, gdzie przestrzeń w naszych mieszkaniach i domach często staje się luksusem, poszukujemy mebli, które potrafią inteligentnie adaptować się do naszych potrzeb. Biurko składane to funkcjonalny mebel, ... Czytaj dalej
biurko regulowane metalowe

Biurko regulowane metalowe – Jak podnieść swój komfort podczas pracy?

Marzysz o komfortowym i wydajnym miejscu pracy? Dobrze dobrane biurko to podstawa efektywnego działania i dbałości o zdrowie. W tym artykule zgłębimy temat biurek regulowanych, skupiając się na solidnych i ... Czytaj dalej
kółka do wózków

Jak wybrać idealne kółka do wózków? Przewodnik po rodzajach i zastosowaniach.

Wybór odpowiednich elementów do wózka, szczególnie tych, które odpowiadają za jego mobilność, ma kluczowe znaczenie dla komfortu i efektywności pracy. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kółek do lekkiego wózka transportowego, ... Czytaj dalej
szuflady do stołu warsztatowego

Szuflady do stołu warsztatowego – jak dzięki nim zorganizować przestrzeń roboczą ?

Organizacja warsztatu to klucz do efektywnej i komfortowej pracy. Często zdarza się, że na stołach warsztatowych brakuje miejsca do przechowywania narzędzi i drobnych elementów. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem są ... Czytaj dalej
guma na stół warsztatowy

Guma na stół warsztatowy – wybór idealnej powierzchni roboczej

W każdym warsztacie niezależnie od jego wielkości, kluczową rolę odgrywa stół warsztatowy. To na nim wykonujemy większość prac, dlatego tak ważne jest, aby jego blat był odpowiednio zabezpieczony. Tradycyjne drewniane ... Czytaj dalej
drzwiczki przesuwne do szafki

Drzwiczki przesuwne do szafki: odkryj potencjał twoich mebli

W dzisiejszych czasach, kiedy przestrzeń w naszych domach jest na wagę złota, optymalne wykorzystanie każdego centymetra staje się niezwykle istotne. Drzwi o tradycyjnej konstrukcji często zajmują sporo miejsca podczas otwierania, ... Czytaj dalej
Witryna szklana

Witryna szklana – doskonały wybór do każdego wnętrza

Witryny szklane wracają do łask i są jednym z najchętniej wybieranych elementów wyposażenia wnętrz. Dzięki swojej funkcjonalności, estetyce i różnorodności stylów, doskonale sprawdzają się w salonach, jadalniach, a nawet gabinetach. ... Czytaj dalej
Informacje kontaktowe!
Godziny otwarcia biura:

od 8:00 do 15:00
poniedziałek - piątek
Adres Firmy:
GAUDIA 
ul. Władysława Trylińskiego 2
10-683 Olsztyn