Gdzie przechowywać akta osobowe?

Osoby wtajemniczone w kwestie kadrowe wiedzą, że na pracodawcy spoczywa obowiązek założenia, prowadzenia a tym samym przechowywania akt osobowych pracowników. Zdajemy sobie sprawę, że takie działania podejmowane są przez kompetentne osoby i dedykowane działy w firmie, ale pojawia się zasadnicze pytanie: gdzie przechowywać akta osobowe, aby były bezpieczne, a cała procedura zgodna z prawem i przepisami RODO?

Bezpieczeństwo to podstawa

Istotne jest, że każdy pracownik posiada prawo do wglądu w swoje dokumenty pracownicze. Gdyby pracodawca odmówił dostępu do akt, pracownik może udać się do sądu pracy lub złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego każdej firmie powinno zależeć na prawidłowym, bezpiecznym i funkcjonalnym przechowywaniu tego rodzaju dokumentacji w taki sposób, aby nie istniało ryzyko jej zagubienia czy nieterminowego dostarczenia osobie, która ma do tego prawo. Sam proces i warunki przechowywania akt powinny być odpowiednio zorganizowane. Nie jest tajemnicą, że często podczas kontroli może dojść do wykrycia nieprawidłowości, a wtedy konsekwencje bywają negatywne dla firmy.

By uniknąć bałaganu

Do końca 2018 roku przepisy mówiły nam, że dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana aż przez 50 lat. W 2019 roku nastąpiła zmiana skutkująca tym, że dla dokumenty pracowników zatrudnionych po 1 stycznia tego roku muszą być przechowywane przez 10 lat. Jednocześnie w przypadku zatrudnionych w firmie przed tą datą okres archiwizacji nadal się nie zmienia – będzie to 50 lat. Co z tego wynika? Przede wszystkim ogromna liczba dokumentów będąca w posiadaniu niejednej firmy, która ma obowiązek należycie o nie zadbać i przechowywać zgodnie z dosyć restrykcyjnymi zasadami.

Nowe przepisy dają możliwość samodzielnego podziału dokumentów pracowniczych na poszczególne części tematyczne. Można więc przechowywać wspólnie akta, które są powiązane ze sobą tematycznie. Pracodawca powinien przechowywać dokumentację pracowników w kolejności chronologicznej oraz prawidłowo numerować te akta. W jaki sposób możemy o to zadbać?

Z pomocą przychodzą szafy aktowe

Odpowiednio dostosowane, specjalne szafy na akta będą w tym przypadku prostym, a zarazem idealnym rozwiązaniem, jeśli firma decyduje się na przechowywanie dokumentacji w formie papierowej, a nie elektronicznej. Takie szafy aktowe skutecznie ochronią dokumentację przed dostaniem się w niepowołane ręce – będą stanowić miejsce, do którego nie będą miały dostępu nieupoważnione osoby. Zabezpieczą również dokumenty przed zniszczeniem czy zagubieniem. Przyczynią się także do spełnienia norm związanych z odpowiednią wilgotnością czy temperaturą.

Natomiast należy zaznaczyć, że przepisy RODO spełniają w naszej ofercie już zwykłe metalowe szafy biurowe, zarówno z drzwiami uchylnymi jak i przesuwnymi.