Bezpieczne przechowywanie dokumentów jest konieczne w każdej instytucji, urzędzie czy prywatnej firmie, w której obowiązkowo trzeba gromadzić papierowe wersje dokumentów zawierających informacje poufne, dane osobowe, a także inne treści, które powinny być chronione przed dostępem osób niepowołanych. Profesjonalna szafa na dokumenty powinna być solidnie wykonana, posiadać wszystkie niezbędne zabezpieczenia i czasem certyfikaty potwierdzające spełnienie norm.
Konieczność szczególnej ochrony dokumentów wymusiło na polskich urzędnikach i przedsiębiorcach RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych. Wiele firm i urzędów musiało wprowadzić wiele istotnych zmian dotyczących przechowywania ważnych dokumentów papierowych. Tam, gdzie nadal funkcjonowały zwykłe meble biurowe wykonane z płyty meblowej, często bez zamykanych drzwi, konieczne było wprowadzenie np. ich metalowych odpowiedników z zamkami. Meble metalowe są solidne, odporne na uszkodzenia i zniszczenia, stabilne i właściwie długowieczne. Wybierając rozwiązania pochodzące od sprawdzonych i renomowanych producentów można mieć pewność, że szafa na akta czy szafa kartotekowa będą spełniać swoje zadanie przez długie lata.
Certyfikowane szaf metalowe można w niektórych sytuacjach wykorzystywać właściwie zamiennie z sejfami. Poziom ich zabezpieczeń potwierdzony certyfikatem, a co za tym i odporność na włamanie gwarantują nie tylko bezpieczeństwo przechowywanych w nich dokumentów, ale również możliwość ich ubezpieczenia. Towarzystwa ubezpieczeniowe biorą pod uwagę szafy metalowe na dokumenty jako zabezpieczenia przed kradzieżą – wysokość kwoty, na jaką można ubezpieczyć taką szafę i jej zawartość, zależna jest od rodzaju i ilości zabezpieczeń.
Jak wybrać szafę do przechowywania dokumentów?
Szafy na dokumenty powinny być zawsze dobierane indywidualnie w zależności od ich przeznaczenia, rodzaju działalności, a także miejsca, jakie mamy do przechowywania. Najpierw więc ustalamy, czego konkretnie potrzebujemy, a dopiero potem wybieramy szafę, która w stu procentach będzie odpowiadała naszym wymaganiom. W poszukiwaniu konkretnego modelu szafy na dokumenty zwracajmy uwagę na:
- Materiał oraz wykonanie – szafy powinny być wykonane z blachy o odpowiedniej grubości. Dodatkowo pokryte powłokami odpornymi na uszkodzenia, zarysowania i działanie innych czynników.
- Rodzaj zamknięcia – do wyboru mamy zamki szyfrowe, kluczowe i elektroniczne, które powinny być idealnym zabezpieczeniem przed niepowołanymi osobami. Warto się upewnić, czy w wybranym modelu jest możliwość wyposażenia w inne, bardziej zaawansowane modele zamków i systemy ryglowania. Nie zawsze jest to jednak konieczne.
- Ilość dokumentów i miejsca, jakim dysponujemy – szafy dostępne są w różnych rozmiarach, w wersjach bardzo rozbudowanych lub kompaktowych. Biorąc pod uwagę, że dokumentacja w firmie czy w instytucji raczej się powiększa, a nie zmniejsza, dobrze jest zdecydować się na szafę nieco większą niż obecnie potrzebujemy.
- Funkcjonalność – warto w tej kwestii zajrzeć do wnętrza szafy i sprawdzić, ilość półek lub ewentualne skrytki i przegródek. Im bardziej przemyślane wnętrze, tym łatwiej będzie poruszać się w dokumentacji i szybko odnajdować interesujące nad dokumenty.
Wybierając sprawdzony model szafy na dokumenty, dobrze jest zwrócić uwagę na takie kwestie, jak ognioodporność (im wyższa klasa, tym lepiej), a także możliwość przymocowania do podłogi, dzięki czemu szafa będzie stabilna i bezpieczna w codziennym użytkowaniu. Zastanówmy się również, czy potrzebujemy szafy na akta z drzwiami uchylnymi czy lepszym rozwiązaniem będzie szafa kartotekowa z wysuwanymi szufladami? Metalowe szafy na akta mają półki o takiej wysokości, która zapewnia wygodne i komfortowe przechowywanie segregatorów i teczek z dokumentami. Dostępne są modele z półkami i szufladami, a także z różnymi rodzajami drzwi – przesuwnymi, żaluzjowymi czy chowanymi do środka. Alternatywą dla szaf na akta mogą być metalowe szafy kartotekowe – mają one dużo więcej, za to sporo mniejszych półeczek, szuflad czy przegródek często na konkretny format kopert. Są idealne w przychodniach, szpitalach, szkołach i wszędzie tam, gdzie przechowuje się karty adresowe czy dane ewidencyjne.
Podsumowanie
Szafy na dokumenty dostępne są w tak dużym wyborze modeli, rozmiarów, z dodatkowym wyposażeniem i funkcjonalnościami, że bez problemu można dopasować rozwiązania w stu procentach spełniające oczekiwania firmy, instytucji czy urzędu. Co więcej, jeśli wśród gotowych produktów nie można znaleźć idealnie dopasowanego modelu, w niektórych przypadkach można zamówić spersonalizowaną szafę według indywidualnych wytycznych. Nasza oferta to szeroki wybór szaf na dokumenty o różnych klasach zabezpieczeń, z dużymi możliwościami dopasowania rozwiązań do potrzeb, a także w różnych grupach cenowych, adekwatnych do zastosowanych rozwiązań czy poziomów zabezpieczeń. Zapraszamy do zapoznania się z naszymi szafami metalowymi, a w razie potrzeby – do indywidualnego kontaktu.