Zapraszamy PN - PT, 800 - 1500
Tu jesteś: Gaudia - Meble Metalowe » Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej wciąż nie jest możliwe w przypadku bardzo wielu działalności. W szafach biurowych dominują kartoteki, akta, teczki klientów, oraz wszelka możliwa dokumentacja przechowywana w postaci papierowej przez kilka lat. Dlatego warto podjąć się zakupu specjalnych metalowych mebli do poszczególnych działów w swojej firmie.

Bezpieczeństwo, czyli ograniczony dostęp

dokumenty w firmie

Pomieszczenia biurowe zawierają bardzo wiele danych klientów oraz pacjentów, które należą do tak zwanych „danych wrażliwych”. To przede wszystkim dane osobowe. Dane wrażliwe klientów i pacjentów, to także wszelkie informacje na temat ich stanu zdrowia, zasobów finansowych i inne. Klient lub pacjent, powierzając te dane firmie, ma obowiązek żądać, aby nie były one udostępniane osobom trzecim. Dokumenty poufne i niejawne należy przechowywać w specjalnych szafach metalowych na dokumenty, o wzmocnionej konstrukcji, zabezpieczonych zamkiem na klucz, szyfrowym lub elektronicznym w zależności od klasy modelu. To samo powinno dotyczyć metalowych mebli do przechowywania kartotek i kart osobowych, jakim są szafy kartotekowe.

Podział na klasy szaf biurowych

Szafy na dokumenty charakteryzują się podziałem na klasy: wg MON (A, B i C ) oraz RM. Klasa A szafy jest „najlżejszą” z dostępnych wersji szaf na dokumenty. Są to, w porównaniu z szafami biurowymi, meble o wzmocnionej jedno-płaszczowej konstrukcji z lepszej blachy i zwiększonej odporności na włamanie, wyposażone w zamek mechaniczny kluczowy kl.A kl. wg normy EN 1300. Przechowuje się w nich dokumenty o klauzuli poufne i zastrzeżone, Typ 1 (wg. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r.). W meblach klasy B nadal stosuje się nadal konstrukcję jedno-płaszczową ale o grubości płaszcza 3mm i znacznie bardziej rozbudowany mechanizm ryglowy w stosunku do szaf kl.A. Szafy kl. B służą do przechowywania dokumentów o klauzuli „tajne” wg MON. W przypadku przepisów RM odpowiednikiem będzie kl. S1. Z kolei w klasie C znaleźć można szafy na dokumenty oznaczone klauzulą „ściśle tajne”, wykorzystywane w jednostkach wojskowych. Kancelarie prawne i notarialne najczęściej wybierają szafy w kl.A.

Klasy szaf pancernych

Szafy pancerne w klasie S1 służą do przechowywania dokumentów tajnych, zaś w klasie S2 i 0 – ściśle tajnych. Mają specjalny system ryglujący, są odporne na włamanie i uszkodzenia mechaniczne. Można przechowywać w nich nie tylko dokumenty, ale także broń, sprzęt komputerowy i inne cenne przedmioty. Generalnie im wyższa klasa szafy, tym wyższa odporność na włamanie i lepsze zabezpieczenia.

Odporność mebli metalowych

W zależności od przeznaczenia, meble metalowe charakteryzują się różną odpornością. W miejscach o podwyższonym ryzyku pożaru stosuje się szafy ognioodporne o specjalnej konstrukcji. W przypadku cennej zawartości narażonej na włamanie – szafy pancerne antywłamaniowe. Wysokiej jakości szafy mogą być także bardziej odporne na zalanie wodą ze względu na uszczelnione progi. Wszelkie meble tego typu są odpowiednimi miejscami do przechowywania bardzo ważnych dokumentów i cennych przedmiotów.

Warto przeczytać

witryny wiszące

Gabloty na puchary – opis produktów.

Częstym pytaniem naszych klientów jest „czy gabloty na puchary są bezpieczne?”Gabloty są bezpieczne ponieważ:– Przeszklenie drzwi, to szkło akrylowe. To się nie tłucze jak normalna szyba, ani nie rozpada jak ... Czytaj dalej
szafa na akta osobowe_672792894_mini

Szafy na akta osobowe?

Bardzo często nasi klienci szukają szaf na akta osobowe. Pytania są zwykle podobne:– Czy mamy takie szafy?– Jakiego rodzaju mają być to szafy na dokumenty?– W jakiej klasie odporności…?– Czy ... Czytaj dalej
kółka do wózków

Jak wybrać idealne kółka do wózków? Przewodnik po rodzajach i zastosowaniach.

Wybór odpowiednich elementów do wózka, szczególnie tych, które odpowiadają za jego mobilność, ma kluczowe znaczenie dla komfortu i efektywności pracy. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz kółek do lekkiego wózka transportowego, ... Czytaj dalej
szuflady do stołu warsztatowego

Szuflady do stołu warsztatowego – jak dzięki nim zorganizować przestrzeń roboczą ?

Organizacja warsztatu to klucz do efektywnej i komfortowej pracy. Często zdarza się, że na stołach warsztatowych brakuje miejsca do przechowywania narzędzi i drobnych elementów. W takiej sytuacji idealnym rozwiązaniem są ... Czytaj dalej
guma na stół warsztatowy

Guma na stół warsztatowy – wybór idealnej powierzchni roboczej

W każdym warsztacie niezależnie od jego wielkości, kluczową rolę odgrywa stół warsztatowy. To na nim wykonujemy większość prac, dlatego tak ważne jest, aby jego blat był odpowiednio zabezpieczony. Tradycyjne drewniane ... Czytaj dalej
drzwiczki przesuwne do szafki

Drzwiczki przesuwne do szafki: odkryj potencjał twoich mebli

W dzisiejszych czasach, kiedy przestrzeń w naszych domach jest na wagę złota, optymalne wykorzystanie każdego centymetra staje się niezwykle istotne. Drzwi o tradycyjnej konstrukcji często zajmują sporo miejsca podczas otwierania, ... Czytaj dalej
Witryna szklana

Witryna szklana – doskonały wybór do każdego wnętrza

Witryny szklane wracają do łask i są jednym z najchętniej wybieranych elementów wyposażenia wnętrz. Dzięki swojej funkcjonalności, estetyce i różnorodności stylów, doskonale sprawdzają się w salonach, jadalniach, a nawet gabinetach. ... Czytaj dalej
Regał metalowy

Regał metalowy – niezastąpione rozwiązanie do każdej przestrzeni

Regały metalowe od lat cieszą się niesłabnącą popularnością w różnych sektorach – od domowych spiżarni po hale przemysłowe. Ich uniwersalność, trwałość oraz szeroki wybór modeli sprawiają, że są doskonałym rozwiązaniem ... Czytaj dalej
Wózki transportowe

Wózki transportowe – niezastąpione narzędzie w magazynach i przemyśle

Wózki transportowe to kluczowe elementy wyposażenia magazynowego, znajdujące szerokie zastosowanie w logistyce, produkcji i codziennych operacjach przemysłowych. Ich funkcjonalność, różnorodność oraz zdolność do przewożenia towarów o różnych gabarytach czynią je ... Czytaj dalej
Kółka transportowe

Kółka transportowe – niezbędne elementy w przemyśle i magazynach

Kółka transportowe są niezastąpionym elementem w różnorodnych branżach, takich jak przemysł, magazynowanie czy logistyka. Dzięki nim możliwe jest wygodne i bezpieczne przemieszczanie ciężkich ładunków, co znacznie usprawnia codzienną pracę. W ... Czytaj dalej
miejsca w ktorych korzystamy z szatni

Gdzie i dlaczego potrzebujemy dobrze zorganizowanej szatni?

Szatnia to przestrzeń, która bardzo często bywa niedoceniana – do momentu, gdy przestaje być funkcjonalna. Choć na pierwszy rzut oka wydaje się jedynie miejscem do pozostawienia odzieży wierzchniej, pełni znacznie ... Czytaj dalej
Informacje kontaktowe!
Godziny otwarcia biura:

od 8:00 do 15:00
poniedziałek - piątek
Adres Firmy:
GAUDIA 
ul. Władysława Trylińskiego 2
10-683 Olsztyn