Jak przechowywać dokumenty w firmie?

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej wciąż nie jest możliwe w przypadku bardzo wielu działalności. W szafach biurowych dominują kartoteki, akta, teczki klientów, oraz wszelka możliwa dokumentacja przechowywana w postaci papierowej przez kilka lat. Dlatego warto podjąć się zakupu specjalnych metalowych mebli do poszczególnych działów w swojej firmie.

Bezpieczeństwo, czyli ograniczony dostęp

Pomieszczenia biurowe zawierają bardzo wiele danych klientów oraz pacjentów, które należą do tak zwanych „danych wrażliwych”. To przede wszystkim dane osobowe. Dane wrażliwe klientów i pacjentów, to także wszelkie informacje na temat ich stanu zdrowia, zasobów finansowych i inne. Klient lub pacjent powierzając te dane firmie ma obowiązek żądać, aby nie były one udostępniane osobom trzecim.. Dokumenty poufne i niejawne należy przechowywać w specjalnych szafach metalowych na dokumenty, o wzmocnionej konstrukcji, zabezpieczonych zamkiem na klucz, szyfrowym lub elektronicznym w zależności od klasy modelu.

Podział na klasy szaf biurowych

Szafy na dokumenty charakteryzują się podziałem na klasy: wg MON (A, B i C ) oraz RM. Klasa A szafy jest „najlżejszą” z dostępnych wersji szaf na dokumenty. Są to, w porównaniu z szafami biurowymi, meble o wzmocnionej jedno-płaszczowej konstrukcji z lepszej blachy i zwiększonej odporności na włamanie, wyposażone w zamek mechaniczny kluczowy kl.A kl. wg normy EN 1300. Przechowuje się w nich dokumenty o klauzuli poufne i zastrzeżone, Typ 1 (wg. Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r.). W meblach klasy B nadal stosuje się nadal konstrukcję jedno-płaszczową ale o grubości płaszcza 3mm i znacznie bardziej rozbudowany mechanizm ryglowy w stosunku do szaf kl.A. Szafy kl. B służą do przechowywania dokumentów o klauzuli „tajne” wg MON. W przypadku przepisów RM odpowiednikiem będzie kl. S1. Z kolei w klasie C znaleźć można szafy na dokumenty oznaczone klauzulą „ściśle tajne”, wykorzystywane w jednostkach wojskowych. Kancelarie prawne i notarialne najczęściej wybierają szafy w kl.A.

Klasy szaf pancernych

Szafy pancerne w klasie S1 służą do przechowywania dokumentów tajnych, zaś w klasie S2 i 0 – ściśle tajnych. Mają specjalny system ryglujący, są odporne na włamanie i uszkodzenia mechaniczne. Można przechowywać w nich nie tylko dokumenty, ale także broń, sprzęt komputerowy i inne cenne przedmioty. Generalnie im wyższa klasa szafy, tym wyższa odporność na włamanie i lepsze zabezpieczenia.

Odporność mebli metalowych

W zależności od przeznaczenia, meble metalowe charakteryzują się różną odpornością. W miejscach o podwyższonym ryzyku pożaru stosuje się szafy ognioodporne o specjalnej konstrukcji. W przypadku cennej zawartości narażonej na włamanie – szafy pancerne antywłamaniowe. Wysokiej jakości szafy mogą być także bardziej odporne na zalanie wodą ze względu na uszczelnione progi. Wszelkie meble tego typu są odpowiednimi miejscami do przechowywania bardzo ważnych dokumentów i cennych przedmiotów.