Bardzo często nasi klienci szukają szaf na akta osobowe. Pytania są zwykle podobne:
– Czy mamy takie szafy?
– Jakiego rodzaju mają być to szafy na dokumenty?
– W jakiej klasie odporności…?
– Czy akta osobowe to już dokumenty niejawne i np. muszą być przechowywanie w szafach klasy A?
– Czy mamy szafy w klasie A?
– Czy muszą to być typowe szafy pancerne?…
Zasady przechowywania akt osobowych zgodnie z przepisami
W związku z tym, w tym krótkim tekście, chcemy wyjaśnić kilka spraw. Akta osobowe na pewno nie są to dokumenty niejawne w rozumieniu ustawy o ochronie informacji niejawnych. Akta takie nie mają żadnej z tego rodzaju klauzul.
Jeżeli chodzi o przechowywanie danych personalnych (teczek, bo dane informatyczne to zupełnie inny temat), to przepisy są dość ogólne:
– administrator zawsze ma obowiązek zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń. Czyli wszystko zależy m.in. od tego gdzie znajduje się biuro pracodawcy, kto dookoła pracuje, kto ma dostęp do pomieszczenia, itd.,
– ale ma obowiązek prowadzenia dokumentacji opisującej owe środki bezpieczeństwa (czyli powinien sobie opisać zagrożenia oraz środki im zapobiegające),
– jest to dla administratora o tyle istotne, że art. 52 ustawy o ochronie danych osobowych przewiduje odpowiedzialność karną za same niedopatrzenia w zabezpieczeniach (nie za to, że ktoś dane zabrał lub nie upilnował, lecz już za to, że zabezpieczenia były słabe).
Z punktu klientów oznacza to, że:
– za każdym razem przydałoby się z osobna rozpatrywać: gdzie jest moje biuro? kto tam pracuje? czy jest ryzyko, że ktoś (pracownik, osoba trzecia) będzie chciała się włamać do danych,
– te zagrożenia sposób zabezpieczenia powinien być opisany w osobnym dokumencie (tzw. dokumentacja zabezpieczenia danych osobowych),
– klient powinien tak dobrać sprzęt do przechowywania, by przeciwdziałać tym zagrożeniom.
Jakie szafy wybrać do przechowywania akt osobowych?
Co te wyjaśnienia oznaczają dla naszych klientów? Czy muszą kupować najdroższe szafy? Na pewno nie. Akta osobowe nie muszą być przechowywane w szafach pancernych, ale powinno się je przechowywać najlepiej w szafach metalowych zamykanych na klucz, chociaż przepisy tego nie precyzują. Patrząc na powyższe już typowe standardowe szafy metalowe na dokumenty są dobrym wyborem. Mimo to klienci chętnie kupują nieznacznie droższe szafy certyfikowane w klasie A (na dokumenty poufne), które w stosunku do szaf metalowych zwykłych (tzw. bezklasowych), są wzmocnione – wykonane z blachy 1mm i zamykane zamkiem klasy A. Często takie szafy mogą mieć możliwość kotwienia do podłoża (nie wymagane przepisami) lub np. plombowania, a w środku może znajdować się dodatkowa skrytka (skarbczyk) zamykana osobnym zamkiem.
W sprawach szaf na dokumenty zapraszamy do kontaktu z firmą. Często kilka metalowych szaf, zarówno bezklasowych jak i certyfikowanych, mamy dostępnych w magazynie “od ręki”, więc dostawa do klienta trwa zazwyczaj 2-5 dni. Z dużym wyborem szaf można zapoznać się na stronach naszej witryny. Niejednokrotnie odpowiedzią na pytanie o „szafy na akta osobowe” jest nasza kategoria szafy kartotekowe.
Na dokumenty RODO w zupełności wystarczą zwykłe szafy biurowe: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-metalowe/szafy-biurowe-metalowe/
Najpopularniejsze modele szaf na dokumenty RODO:
Spora część odbiorców decyduje się jednak na szafy na dokumenty poufne: https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-metalowe/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-poufne-klasa-a/,ponieważ przy niewielkiej dopłacie otrzymują szafę z grubszej blachy, z lepszym ryglowaniem i zamkiem.
